Indexace nájemného ve smlouvách umožňuje majiteli kancelářských prostor každoročně přizpůsobit výši nájemného úrovni inflace. K této aktualizaci obvykle dochází jednou ročně, nejčastěji na začátku kalendářního roku. Nájemné se tak může zvyšovat každých 12 měsíců, i když způsob využívání kanceláře nebo rozsah služeb zůstávají beze změny.

V nájemní smlouvě bývá uveden jak konkrétní indexační ukazatel, tak i frekvence jeho uplatnění. V praxi jde o automatický mechanismus – nájemné se upraví bez nutnosti dodatku ke smlouvě. To znamená, že nájemce nemá možnost změnu v daném okamžiku ovlivnit.

Mechanismus indexace v praxi přibližuje Jana Vlková, ředitelka oddělení Office Agency a Workplace Advisory ze společnosti Colliers: „Předpokládejme, že nájemce využívá 500 m² kancelářské plochy a základní nájemné činí 20 EUR/m². Při roční inflaci na úrovni 3 % se sazba základního nájemného zvýší na 20,60 EUR/m². V praxi to znamená dalších 3600 EUR ročně navíc, a to jen kvůli indexaci. I při zdánlivě nízké inflaci je rozdíl znatelný, zejména u větších ploch nebo během déle trvajících nájmů.“

Ačkoli je indexace nájemného standardní součástí nájemních smluv, její konkrétní nastavení není neměnné – rozsah a způsob uplatnění bývají předmětem jednání mezi stranami. Ať už při podpisu nové smlouvy nebo při prodloužení stávající, je možné dohodnout jednu z níže uvedených variant:

• Odložení první indexace – absence indexace nájemného po dobu prvních 12 nebo 18 měsíců může po určitou dobu snížit provozní náklady spojené s nájmem.
• Omezení růstu v následujících letech (tzv. cap) – stanovení maximální úrovně indexace, například na 5 %, nezávisle na hodnotě inflačního indexu. To umožňuje omezit dopady vysoké inflace na nájemce.
• Změna indexu na výhodnější – z celoevropského HICP na HICP pro eurozónu (EA), který je historicky nižší. Pro nájemce s desetiletou smlouvou to může znamenat úsporu několika měsíčních nájmů.
• Zahrnutí výjimkové doložky do smlouvy – ustanovení umožňující nové vyjednávání podmínek v případě významných ekonomických změn.

Aby byla ustanovení týkající se indexace jednoznačná a nevyvolávala pochybnosti o správném výkladu, je třeba při přípravě smlouvy věnovat pozornost několika klíčovým prvkům. Indexační doložka by měla obsahovat:

• Přesné určení indexu a jeho zdroje – například HICP All Items pro eurozónu, zveřejňovaný Eurostatem za předchozí rok.
• Četnost a termín zvýšení nájemného – nejčastěji jednou za 12 měsíců; je dobré se vyhnout ustanovením o častější aktualizaci, například pololetní.
• Informace o možnosti snížení – tedy zda může být nájemné sníženo v případě deflace. Ačkoli v praxi mnoho pronajímatelů takové řešení nepřijímá, jeho přítomnost ve smlouvě upřesňuje podmínky v různých tržních scénářích.

Indexace nájemného není jen technický detail smlouvy – je to finanční závazek, který může v průběhu let představovat desítky tisíc eur navíc. Klíčem není se indexaci vyhnout, ale nastavit ji tak, aby byla předvídatelná a kontrolovatelná.

Jana Vlková ze společnosti Colliers k tomu dodává: „Nájemci indexaci často podceňují, ale i zdánlivě drobná úprava, jako je snížení stropu indexace z 8 % na 5 %, může u plochy 500 m² během pěti let znamenat úsporu přesahující 10 000 EUR. Doporučujeme proto vyjednávání podmínek a přípravu smlouvu řešit s odborníky ještě před podpisem, nikoli až v okamžiku, kdy nájemné začne růst.“